Автоматизация в контексте бизнеса воспринимается как функциональная стратегия, направленная на оптимизацию взаимодействия сотрудников и информационных систем. А в нашем случае — это взаимодействие между компаниями-партнерами, заказчиком и поставщиком гофроупаковки. Современные условия требуют от каждого из участников процесса скорость в обмене информацией, легкость доступа к информации и прозрачность выполнения заказа у поставщика. Сотрудники отделов закупки заняты множеством задач, особенно сейчас, когда активно изменяются цепочки поставок. Удобство общения с поставщиком гофроупаковки становится важным фактором.
Клиенты ООО «Ново Пакаджинг ББ» (ранее ООО «Стора Энсо Пакаджинг ББ») имеют возможность бесплатно пользоваться любым из цифровых сервисов, предлагаемых компанией. Что это за сервисы?
ЭДО — система электронного документооборота. Проекты ЭДО уже больше 6 лет реализуются в нашей компании, что позволило накопить достаточный опыт. Подключение к ЭДО дает много преимуществ, и в первую очередь — моментальное предоставление первичных бухгалтерских документов клиенту в момент отгрузки товаров со склада без риска утери этих документов. В результате в документах постоянный порядок и взаиморасчеты проходят без задержек. Второй плюс — сокращение затрат рабочего времени у бухгалтерии обеих сторон. Третье преимущество — экономия бумаги. С грузом едет один документ, вместо трех. Помимо отгрузочных, можно обмениваться другими юридически значимыми документами, в том числе договорами и приложениями к ним. Проект непрерывно развивается, расширяется функционал по мере поступления новых пожеланий от наших партнеров. Мы открыты к новым проектам по электронному документообороту.
RUSBOX — личный кабинет клиента. С 2012 года работает интернет-портал RUSBOX, использование которого позволяет заказчикам ООО «Ново Пакаджинг ББ» получать необходимую информацию о нашем сотрудничестве. Портал функционирует, год от года увеличивая количество пользователей. У каждого клиента есть собственный личный кабинет, что делает работу в системе безопасной.
RUSBOX позволяет клиентам:
- 24/7 доступ к информации в режиме реального времени о заказах и продуктах с любого устройства, подключенного к сети интернет
- Видеть актуальные для производства продукты
- Получать информацию о доступном количестве своих продуктов на складе ГП
- Размещать заказы (On-line shopping)
- Вносить изменения в заказы до начала производства
- Отслеживать статус производства текущих заказов
- Получать уведомления (e-mail и/или sms) о текущем статусе заказа
- Узнать контактные данные водителя и номер машины, доставляющей заказ
- Просматривать историю поставок за последние 3 года
- Большое количество клиентов ООО «Ново Пакаджинг ББ» уже пользуются RUSBOX на регулярной основе, поскольку прозрачность и прослеживаемость процесса производства снижает необходимость дополнительных звонков или переписки. Нужную информацию можно получить в любое удобное время.
EDI (Electronic Data Interchange) — система электронного обмена данными. EDI — это технология автоматизированного обмена электронными сообщениями в стандартизированных форматах между бизнес-партнерами. В результате происходит автоматизированное взаимодействие между информационными системами партнеров. Исключается участие сотрудников компаний с обеих сторон. Такой вариант интеграции дает максимальный эффект и клиенту, и поставщику гофроупаковки при внедрении данной технологии.
Основные преимущества работы в EDI в ситуации полной интеграции систем, задействованных в процессе заказ-поставка:
- Значительно экономятся ресурсы в части времени и финансов, благодаря безбумажному документообороту. А именно: трудозатраты персонала, курьерская служба, почтовые расходы, оплата услуг электросвязи и пр.
- Повышается эффективность работы за счет снижения рутинных операций
- Исключаются ошибки ручного ввода данных
- Упрощается взаимодействие с контрагентом
- Появляются новые возможности для взаимодействия
Однако нужно иметь в виду, что старт такого рода проектов требует значительных временных ресурсов на этапе запуска, которые компенсируются в дальнейшем за счет сокращения времени на выполнение рутинных операций.
Надежность бизнеса — это не только своевременность поставок и качество упаковки. Точность и безопасность обмена информацией между контрагентами, а также быстрота обработки и предоставления обратной связи тоже являются важной частью надежности поставщика. Информатизация окружающего мира требует от лидеров рынка совершенствования бизнес-процессов, в том числе в коммуникации между компаниями- партнерами, и по пути таких улучшений и развития мы готовы идти с нашими клиентами.
